Eine Sanduhr mit rotem Sand steht auf einem Tisch

Zeitmanagement im Bewerbungsprozess – so gehen Sie vor

Post-it-Notizen, Outlook-Erinnerungen oder Wecker: Viele Arbeitnehmer haben ein ganz eigenes System, um ihre täglichen Aufgaben zu lösen. Doch Zeitmanagement will gelernt sein. Besonders dann, wenn – wie in HR-Abteilungen – andere Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und eben Kandidaten auf Rückmeldung warten. Wie Sie das Zeitmanagement Ihres HR-Teams ankurbeln, verraten wir Ihnen hier.

Das Genie beherrscht das Chaos, oder nicht?

Diesen Spruch hat wohl jeder schon einmal verwendet, wenn etwas nicht auf Anhieb gefunden wurde. Seien es jetzt die Hausschlüssel oder ein wichtiges Dokument, das irgendwo im Papierstapel auf dem Bürotisch liegt. Doch wird etwas nicht rechtzeitig weitergeleitet, entstehen Verzögerungen, die mitunter einen ganzen Rattenschwanz nach sich ziehen. Deswegen ist Zeitmanagement im Berufswesen so wichtig. Doch am Timing liegt es oft nicht. Denn ein gutes Zeitmanagement ist gleichzeitig ein gutes self-organizing. Wer also organisiert vorgeht, behält den Überblick. In den meisten HR-Abteilungen ist dies ganz besonders wichtig, wenn Bewerbungsprozesse vonstattengehen. Denn dann müssen Stellen ausgeschrieben, Dokumente vorbereitet, Kandidaten kontaktiert und eingeladen, Ab – oder Zusagen und weitere Schritte geplant werden. Wer hier keinen guten Zeitplan hat, dem werden die Kandidaten davonrennen. Doch bevor wir tiefer in den Bewerbungsprozess eintauchen, möchten wir einige Zeitmanagement Methoden vorstellen, die Ihnen und Ihrem Team helfen sollen, den Überblick zu behalten.

Zeitmanagement Methoden

Um gar nicht erst in Zeitnot zu geraten, stellen wir folgende Methoden vor:

Die ABC-Methode

Diese Methode fokussiert sich darauf, schnell zu priorisieren. Dabei sind A Aufgaben solche, die eine hohe Priorität haben und nur von einem selbst erledigt werden können. B Aufgaben sind zwar wichtig, können aber an andere Kollegen teilweise abgegeben werden. Und C Aufgaben sind die «unwichtigsten».

Beispiel: A Aufgabe: Die eingegangenen Bewerbungsunterlagen der Kandidaten müssen schnellstmöglich von der HR-Abteilungsleitung durchgesehen werden.

B Aufgabe: Passende Kandidaten können von Ihnen oder durch Kollegen schnellstmöglich kontaktiert werden.

C Aufgaben: Bewerbungsunterlagen sollten entweder, wenn nicht mehr relevant, vernichtet oder archiviert werden.

Das Pareto-Prinzip

Hierbei geht es darum zu erkennen, dass bereits 20 % wichtiger Aufgaben 80 % Arbeitserfolg erbringen. Die üblichen 80 % der Zeit steuern nur noch 20 % des Erfolgs an. Heisst, auch hier müssen die Arbeiten priorisiert werden.

Beispiel: Für Firma XX ist es besonders wichtig, dass sämtliche Kandidatenunterlagen sofort erfasst werden. Wird dies schnellstmöglich in Angriff genommen, können alle Mitarbeitenden darauf zurückgreifen. Der Arbeitsaufwand ist in diesem Fall klein, bringt aber einen enormen Ertrag.

Das Eisenhower-Prinzip

Aufgeteilt in vier Quadrate werden hier Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit aufteilt. Viele machen hierbei den Fehler zu denken, dass beide Kategorien ein und dasselbe sind.

Quadrat A: Dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben.

Beispiel: Konferenzraum oder Teams-Einladung buchen und verschicken.

Quadrat B: Wichtige und dringliche Aufgaben.

Beispiel: Shitstorm-Bewältigung nach schlechten Kandidaten Bewertungen.

Quadrat C: Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben.

Beispiel: Sämtliche Kandidaten innerhalb von 24h nach Bewerbungseingang kontaktieren.

Quadrat D: Weder wichtige noch dringliche Aufgaben.

Beispiel: Aussortierte Kandidaten Daten löschen.

 

Nützliche Tipps für HR-Abteilungen

Die oben genannten Methoden können natürlich auf sämtliche Abteilungen des Unternehmens angewendet werden und sollen HR-Leitenden helfen, ihr Team zu mehr Eigenverantwortung und Kompetenz zu verhelfen. Doch wann genau schreibe ich nun den Kandidaten? Und bis wann sollten diese eine Ab – oder Zusage erhalten?

Die Empfangsbestätigung: Haben Sie Bewerbungsunterlagen erhalten, so sollten Sie innerhalb von 24 Stunden darauf reagieren.

Der Einstellungsfragebogen: Sollte Ihr Unternehmen auf Fragebögen setzen, teilen Sie Ihren Kandidaten nach der Empfangsbestätigung mit, dass Sie Ihnen einen Fragebogen innerhalb der nächsten zwei bis drei Arbeitstage zukommen lassen werden. Geben Sie den Kandidaten anschliessend sieben bis zehn Tage Bearbeitungszeit.

Bewerbungsgespräche: Egal ob virtuell oder vor Ort, Bewerbungsgespräche sollten möglichst schnell vereinbart werden. In der Praxis kommt es oft vor, dass nach einer Kontaktierung zwei Wochen oder vielleicht mehr vergehen, bis die Kandidaten sich vorstellen können. Auch hier gilt: je schneller, desto besser. Versuchen Sie deshalb, die Bewerbenden so früh wie möglich kennenzulernen.

Ab – oder Zusagen: Noch während des Vorstellungsgesprächs sollten Sie erwähnen, wann Sie sich wieder melden. Stehen noch einige andere Gespräche an oder sind Schlüsselfiguren in den Ferien, teilen Sie diese Informationen unbedingt mit Ihren Kandidaten. Im Normalfall ist es wünschenswert, innerhalb von zwei bis drei Wochen ab – oder zuzusagen.

Falls Sie viele E-Mails erhalten und Bewerbungsunterlagen hauptsächlich per E-Mail eingereicht werden, so können Sie diese beim Eingehen sofort rot markieren und in einen extra dafür vorgesehenen Ordner packen. Achten Sie darauf, für Spam und andere unwichtige Arten Regeln aufzusetzen, damit Outlook genau weiss, wo welche Arten von E-Mails gespeichert werden sollen. Es lohnt sich auch, eine gesetzte Uhrzeit zum Durchlesen von E-Mails zu planen, so kann keine mehr untergehen und Sie können Ihre Arbeiten zeiteffizienter lösen.

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