Datenschutz: Die rechtliche Seite der Talentpools

Und täglich grüsst der Datenschutz: der Umgang mit Talentpools

Wie praktisch und unterstützend ein gut aufgebauter und gepflegter Talentpool sein kann, haben wir in einem unserer letzten Blogartikel aufgezeigt. Auch der Datenschutz wurde in diesem Zusammenhang bereits erwähnt. Im Folgenden möchten wir das Thema aufgrund seiner hohen Relevanz aber noch vertiefen.

Setzt ein Unternehmen einen Talentpool zur Rekrutierung ein, werden dort die persönlichen Daten der Kandidatinnen und Kandidaten gesammelt und gespeichert. Weil bei einer Bewerbung in der Regel viele private Informationen bekannt gegeben werden (müssen), sind diese Informationen entsprechend heikel. Deshalb ist ein vorsichtiger Umgang mit diesen sensiblen Daten zwingend.

DSGVO und Recruiting

Der Datenschutz im Internet hat spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 neue Brisanz erreicht; auch wenn deren Bestimmungen nur teilweise für die Schweiz gelten – eine Überarbeitung des Schweizer Datenschutzgesetztes ist allerdings in der Umsetzung, mit einer Verschärfung ist auch hier zu rechnen.

Die DSGVO schützt insbesondere die sogenannten personenbezogenen Daten, zu denen Name, Telefonnummern, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Daten gehören, die einer bestimmten Person genau zugeordnet werden können (wie z.B. Versicherungs- oder AHV-Nummer). Dies alles sind Daten, die dem HR-Fachpersonal bei der Einstellung von Kandidatinnen und Kandidaten auf jeden Fall bekannt sind und die für einen funktionierenden Talentpool zwangsläufig hinterlegt werden müssen.

Ehrlichkeit und Transparenz

Die DSGVO einzuhalten bedeutet aber nicht, dass keine Daten gesammelt und gespeichert werden dürfen, sondern vielmehr, dass die entsprechenden Personen darüber zu informieren sind, was mit ihren Daten passiert bzw. wozu sie genutzt werden. Zudem müssen die betroffenen Personen die Möglichkeit haben, dieser Nutzung zuzustimmen oder zu widersprechen. In Bezug auf Talentpools spielt dies eine wichtige Rolle: Niemals dürfen Kandidatinnen oder Kandidaten ohne deren Zustimmung im Pool gesammelt werden, es sei denn, das Unternehmen kann nachweisen, dass die Daten – zum Beispiel zur Erfüllung eines Vertrags – gespeichert werden müssen. Dies ist bei Talentpools aber in der Regel nicht der Fall. Recruiter sollten das Einverständnis immer schriftlich einholen.

Profiling – Talente und Jobs zusammenbringen

Damit ein Talentpool seine Funktion schliesslich erfüllt, soll er die Profildaten der gespeicherten Talente mit den Profildaten der zu besetzenden Stellen zusammenbringen, bzw. die Kandidaten anhand dieser Daten selektieren. Dieses sogenannte Profiling findet automatisch mittels Algorithmus statt. Dies gilt es, in der Datenschutzerklärung festzuhalten. Zudem dürfen die Talente das Verfahren wiederum ablehnen.

Tipps zur Wahrung des Datenschutzes
  1. Das Thema Datenschutz sollte in allen Unternehmensbereichen und insbesondere auf der Chefetage hohe Relevanz haben. Sorgen Sie also dafür, dass das Management dem Datenschutz die nötige Aufmerksamkeit schenkt.
  2. Die bestehende Datenschutzerklärung und ihre Einhaltung sollten kritisch überprüft und wenn nötig aktualisiert und angepasst werden. Regelmässige Updates und Kontrollen sind wichtig.
  3. Die Unternehmensbereiche und Personen, die insbesondere mit diesen Daten zu tun haben, gilt es zu sensibilisieren.
  4. Kommunizieren Sie mit Talenten und Bewerbenden offen und transparent und holen Sie sich das Einverständnis zur Speicherung der Daten frühzeitig ein.
  5. Durch regelmässige Updates halten Sie die Talente bei Laune. Informieren Sie sie ausserdem darüber, dass sie auch zu einem späteren Zeitpunkt die Löschung oder Bearbeitung der Daten beantragen können.
  6. Wenn nötig, kann ein Datenschutzbeauftragter engagiert werden.

Um einen Talentpool auch wirklich gewinnbringend einsetzen zu können, ist es also wichtig, die datenschutzrechtlichen Elemente von A bis Z einzuhalten. Auch wenn dies mit einem Mehraufwand verbunden ist, der Schaden, der ansonsten entstehen könnte, ist um ein Vielfaches grösser.

Wie tangieren die neuen Datenschutzbestimmungen Ihren Berufsalltag? Wir freuen uns auf einen Erfahrungsaustausch.

Keine Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar