Preboarding: Ab Vertragsunterschrift begeistern

Was ist Preboarding?

Die Zeit zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag – und damit die erste Phase im Onboarding-Prozess –  bezeichnet man als Preboarding. In dieser Zeitspanne ist es für Arbeitgeber wichtig, den neuen Mitarbeitenden Sicherheit sowie ein gutes Gefühl betreffend der Entscheidung, eine neue Stelle bei ihrem Unternehmen anzutreten, zu vermitteln. Das heisst: Laden Sie den neuen Arbeitnehmer bereits zu Teamevents oder einem gemeinsamen Lunch ein, kommunizieren Sie in regelmässigen Abständen (z.B. um wichtige Formulare und Unterlagen einzufordern) oder schicken Sie ein kleines Willkommensgeschenk.

Ziel all dieser Massnahmen ist es, dass neue Arbeitskollegen und Arbeitskolleginnen so früh wie möglich eine emotionale Bindung zum Arbeitgeber aufbauen und deshalb weniger bereit dazu sind, während des Pre- oder Onboarding-Prozesses zu kündigen.

Deshalb ist Preboarding wichtig

Das Preboarding bildet das Fundament für die Mitarbeiterbindung. Unter anderem soll damit die Fluktuation, die wissentlich viele Unternehmen vor grosse Herausforderungen stellt, während der Vorbereitungs- und Probezeit verringert werden. Gemäss der Haufe Onboarding-Studie haben mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen schon Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag erlebt. Dadurch entstehen für Arbeitgeber ein zusätzlicher zeitlicher Aufwand sowie Mehrkosten – währenddessen die Stelle weiterhin unbesetzt bleibt. Mit Preboarding kann dieses Risiko gezielt minimiert werden.

Herausforderungen und Risiken – alles nur freudig?

Doch machen wir uns nichts vor: Nicht jeder Mitarbeitende wird sich gleich von Beginn weg mit der 4-Tage-Woche anfreunden. Manch einer wird sich unter Druck fühlen, in weniger Stunden gleich viel wie vorher leisten zu müssen. Natürlich ist auch klar, dass die 4-Tage-Woche keine Garantie dafür ist, dass ab sofort alles besser wird. Wer nun also fix erwartet, dass die Produktivität und die Umsätze aufgrund zufriedener Mitarbeitenden klar steigen, hat noch nicht erkannt, dass es sich bei der 4-Tage-Woche vielmehr um eine neue Methode handelt, wie gearbeitet werden kann – und deren Erfolg nicht zwangsläufig daran gemessen wird, wie sich die Umsätze entwickeln. Jede Branche und innerhalb derer auch jedes Unternehmen wird am Ende ganz andere Auswertungen und Interpretationen der KPIs haben. Manchen kann die 4-Tage-Woche insgesamt etwas bringen, andere mögen das Modell auch wieder verwerfen. 

So setzen Sie Preboarding erfolgreich um

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, mit denen bei den neuen Mitarbeitenden bereits früh Vorfreude für die neue Herausforderung geweckt werden kann. Einige davon können sein:

• Willkommensgeschenke nach Vertragsabschluss (gebrandete Welcome-Kits oder kleine Präsente wie Blumen, Schokolade, Gutscheine etc.)
• Feedback des Recruiting-Prozesses einholen
• Notwendige Unterlagen, Dokumente und Unterschriften einholen sowie – falls vorhanden – einen frühzeitigen Zugang zur HR-Software einrichten
• FAQ für neue Angestellte erstellen und im Voraus versenden, damit wichtige Fragen gar nicht erst gestellt werden müssen
• Einladungen zu Team- und Firmenevents oder zu einem Lunch/Kaffee im Büro

Nach der Preboarding-Phase beginnt anschliessend das Onboarding. Dieses kann 1 bis 6 Monate dauern und fokussiert sich auf die Einarbeitung und Integration der neuen Arbeitnehmenden. Danach folgt das Postboarding, das sich dem kontinuierlichen Lernprozess sowie der Entwicklung und Optimierung der Aufgaben jedes einzelnen Arbeitsnehmers widmet.