Tipps, wie Sie mit Ihren Mitarbeitenden im Home-Office effizient kommunizieren können

Effiziente Kommunikation im Home-Office – 5 Tipps

Seit Monaten arbeiten die Meisten von uns im Home-Office. Das bringt einige Vorteile – zum Beispiel der wegfallende Arbeitsweg –, aber auch einige Nachteile. Eine Herausforderung ist etwa die Kommunikation im Team. Damit diese auch ohne persönlichen Kontakt einwandfrei und effizient funktioniert, liefern wir Ihnen hier einige Tipps.

Tipp 1: Telefonieren, statt schreiben

Nicht selten sorgen schriftliche Aufträge beim Rezipienten für Verwirrung oder lösen Rückfragen aus. Geschriebene Sprache ist in der Tat nicht jedermanns Sache. Darum ist es sinnvoll, bei komplexeren Aufträgen oder Sachverhalten zum Telefon zu greifen, statt eine ellenlange E-Mail zu schreiben. So hat der Rezipient auch gleich die Möglichkeit, bei Unklarheiten nachzufragen – ohne dafür einen Text verfassen und anschliessend auf die Antwort warten zu müssen. Bei kritischen oder heiklen Themen sollte der schriftliche Austausch auf jeden Fall vermieden werden – denn bekanntlich macht der Ton die Musik. Und dieser wird nun mal per Telefon besser übermittelt…

Tipp 2: Anfragen sammeln

Ihnen ist nicht ganz klar, was Ihr Kollege in seiner E-Mail von Ihnen will? Bevor Sie direkt zum Telefon greifen oder schriftlich auf die E-Mail antworten, sollten Sie kurz innehalten: Finde ich die Informationen eventuell selbst auf dem Server? Was genau ist mir unklar? Gibt es allenfalls noch weitere Punkte im Auftrag, die ich nicht verstehe? Es lohnt sich, Anfragen zu sammeln und diese anschliessend gebündelt zu platzieren. So stören Sie Ihren Kollegen nicht mehrmals bei seiner Arbeit.

Tipp 3: Aktiv, besetzt & abwesend

Nutzen Sie die Status-Funktionen bei Skype & Co. und zeigen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen, ob Sie im Moment gerade verfügbar oder in einem Call sind. Sie können Ihren Status im Kommunikationssystem ganz einfach anpassen. So sehen Ihre Teammitglieder auf einen Blick, ob sie Sie anrufen können oder ob Sie lieber nicht gestört werden möchten. Nehmen auch Sie Rücksicht auf den Status Ihrer Kollegen und stören Sie diese nur, wenn sie auf «aktiv» gesetzt sind. Melden Sie sich gegebenenfalls mittels einer Kurznachricht ab, wenn Sie abends Feierabend machen. So wissen alle vom Team, dass Sie nun nicht mehr erreichbar sind – und versuchen nicht, Sie telefonisch oder per Mail zu erreichen.

Tipp 4: Digitale Meetings planen

Digitale Meetings – also Sitzungen, die via ZOOM, Skype oder TEAMS durchgeführt werden – sollten nicht gleich abgehalten werden, wie physische Meetings. Bereiten Sie sich entsprechend vor: Legen Sie einen kurzen Foliensatz an (Achtung: ausreichend grosse Schriftgrösse verwenden!) und teilen Sie Ihren Bildschirm. So verlieren die Zuhörer den roten Faden nicht und wissen immer, wo sie sich innerhalb der Agenda gerade befinden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden wissen, wie sie ihren Screen sharen können.
Wer die Sitzung leitet, der sollte zudem darauf achten, negative Fragestellungen zu verwenden: «Wer ist nicht einverstanden ist, soll sich bitte kurz melden». So ersparen Sie sich, dass alle Teilnehmenden «ja, einverstanden» sagen müssen. Apropos Antworten: Haben Sie Geduld, falls Ihre Teammitglieder nicht sofort antworten. Viele sind während des Meetings auf «mute», um nicht zusätzliche Geräusche zu verursachen und müssen darum zum Antworten zuerst ihr Mikrofon unmuten.

Tipp 5: Inoffizieller Austausch

Legen Sie ein Augenmerk darauf, dass sich das Team nicht nur in geschäftlichen Meetings austauscht. Setzen Sie darum virtuelle Kaffeepausen auf, damit die Kolleginnen und Kollegen auch einmal miteinander «plaudern» können – denn der soziale Kontakt ist wichtig, v.a. wenn sich die Mitarbeitenden seit Wochen nicht mehr persönlich gesehen haben.

 

Welche Tipps haben Sie in Sachen Kommunikation im Home-Office? Wir sind gespannt auf Ihre Kommentare!

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